Lorsqu’on y pense, l’action qui consiste à classer un document a peu de valeur ajoutée.

Par contre, le fait de chercher est une activité à haute valeur non ajoutée.

C’est pourquoi, dans un contexte où nous assistons à l’essor du big data et à la prolifération de l’information, la gestion documentaire est devenue un enjeu stratégique !

Le saviez-vous ?

• Selon l’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7,5 heures à rechercher une information, papier ou numérique

• Une étude menée par le Wall Street Journal montre que 6 semaines de travail par année sont consacrées à chercher…

Même la moitié de tout ce temps serait trop !

Pas étonnant que de plus en plus d’entreprises entreprennent des démarches en gestion documentaire. On peut utiliser deux approches :

• Traditionnelle

• Logiciel de gestion documentaire

Approche traditionnelle

L’approche traditionnelle consiste à revoir le classement en élaborant une nouvelle structure, pour ensuite y déplacer les documents conservés.

La démarche est, bien sûr, très laborieuse. Parmi les erreurs les plus fréquentes : mauvaise préparation, sous-estimation du temps requis. C’est pourquoi, l’une des clés du succès de la démarche est le soutien indéfectible de la direction.

Voici, brièvement les principales étapes :

1. Inventorier les documents
2. Éliminer l’inutile
3. Concevoir le plan de classification
4. Établir les règles de classification
   et de nommage
5. Bâtir le guide des meilleures pratiques
6. Établir un calendrier de conservation
7. Implanter la nouvelle structure
8. Établir les droits d’accès
9. Former les usagers
10. Mise en place — approche progressive et stratégique
    OU très rapide, dite du jour J
11. Maintenir le système

Un des problèmes liés à la gestion documentaire électronique traditionnelle est qu’un tel système n’est pas à l’abri des erreurs et des mauvaises manipulations. Un dossier peut être déplacé très facilement par un usager. Il est aussi très vulnérable à la créativité des utilisateurs (nommage, création de dossiers, etc.). Quelqu’un doit donc continuer à en être responsable.

Logiciel de gestion documentaire

Le coût des logiciels en gestion documentaire a longtemps freiné leur implantation. Ce n’est plus le cas. SharePoint, maintenant inclus sans frais dans la suite Office 365, s’impose de plus en plus.

Un logiciel de gestion documentaire offre plusieurs avantages :

• Classification uniforme des documents
• Stabilité du système
• Repérage rapide des documents grâce à l’indexation par métadonnées
• Gestion automatisée du calendrier de conservation
• Gestion des droits des utilisateurs
• Gestion des versions
• Élimination des doublons
• Automatisation de certaines tâches (workflow)

Bonus : il facilite la collaboration et le travail à distance.

Plusieurs étapes sont semblables à l’approche traditionnelle. Cependant, un des principaux avantages est qu’il est beaucoup plus facile de réaliser une migration progressive, par département ou processus d’affaires.

C’est pourquoi, malgré ce que l’on pourrait penser, la gestion du changement est plus facile que dans l’approche traditionnelle.

Puisque la gestion de l’information est devenue l’une des principales activités des organisations, ça vaut la peine investir dans sa gestion documentaire. Le rendement de l’investissement est énorme !

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