Mise en contexte

Ceci est le premier de 10 capsules rédigées par Formations Qualitemps sur le thème de la gestion de projet : Les pratiques gagnantes et essentielles.

Chacune de ces capsules portera sur un volet particulier de la gestion de projet et proposera des pistes de solution pouvant être mises en pratique de façon rapide dans vos fonctions quotidiennes de gestionnaire de projet.

Capsule rédigée par :

Pierre Ethier, MBA, PMP, ITIL v3

Formateur /Expert-conseil /Coach Certifié

La gestion de projets de nos jours

La fonction de gestionnaire de projet est actuellement l’une des spécialités les plus recherchées sur le marché. Pourquoi ?

C’est l’une des pièces maîtresses permettant l’évolution de nos entreprises. La rapidité avec laquelle nos milieux de travail évoluent exige que les responsables des changements atteignent les cibles opérationnelles tout en minimisant les impacts négatifs sur les organisations. Cette réalité relative au changement met beaucoup de pression sur les gestionnaires de projet en leur demandant de démontrer non seulement une grande connaissance des principes de gestion de projet, mais surtout une haute maîtrise des habiletés interpersonnelles et techniques.

Selon la revue Fortune, la gestion de projet est l’une des plus importantes professions du 21^e siècle. Mais comment définir simplement cette profession ? Laissez-moi vous dresser une vue d’ensemble de ce métier passionnant selon la norme internationale proposée par PMI.

Selon PMI, un projet se défini comme :

« Une action temporaire entreprise dans le but de créer un produit, un service, ou un résultat unique ». Pour ce faire, un processus clair en cinq phases doit être suivi par le gestionnaire de projet :

• Le démarrage
• La planification
•  
• La clôture / Fermeture
• La surveillance et la maîtrise

La phase de démarage

La phase de démarrage permet de :

• Définir les balises du projet
• Engager les ressources financières initiales
• Identifier et légitimer le gestionnaire de projet
• Rédiger la charte de projet, incluant une vue d’ensemble sur (par exemple):
  
  • La finalité ou justification du projet
  • Les objectifs mesurables du projet et critères de succès
  • Les exigences de haut niveau
  • Les hypothèses et contraintes
  • Les risques connus et réponses possibles
  • Les jalons importants avec dates (calendrier de projet à haut niveau)
  • Les données financières / budget
  • Les responsabilités et le niveau d’autonomie du gestionnaire de projet
  • Les responsables et représentants du client
  • La liste des parties prenantes

Cette phase permet de débuter le projet sur des assises solides, claires, documentées et bien comprises. C’est en quelque sorte l’officialisation de l’idée d’origine en mode projet. Lorsque cette phase est négligée, il est très fréquent de vivre une phase d’exécution parsemée de questionnements, de changements et de zones grises. Un conseil… Ne jamais partir sans savoir clairement où l’on va !

La phase de planification

Pour se rendre à destination, il faut bien entendu avoir bien planifié notre itinéraire. C’est l’objectif premier de cette phase. Pour ce faire, le gestionnaire de projet et son équipe dressera le plan de match en définissant clairement QUI fait QUOI, QUAND, COMMENT, COMBIEN, et POURQUOI. Ce plan de match doit être défini pour tous les volets du projet, c’est-à-dire :

• Le contenu (inclusions / exclusions)
• L’échéancier (le calendrier)
• Le budget
• La gestion des risques
• Les communications
• La qualité
• Les ressources (humaines et matérielles)
• La gestion des parties prenantes

Ces informations sont souvent centralisées dans un document : Le plan de projet.

Le niveau de clarté de cette phase sera déterminant sur la gestion de la phase suivante : l’exécution.

La phase d'exécution

Durant la phase d’exécution, le gestionnaire de projet joue le rôle de chef d’orchestre. Sa partition musicale est définie par le plan de projet (produit durant la phase de planification) et ses musiciens sont représentés par les parties prenantes. Cette phase exigera du gestionnaire de projet de démontrer tout son savoir, son savoir-être et son savoir-faire. Celui-ci doit puiser dans sa boîte à outils pour garantir l’atteinte des objectifs de projet tout en respectant les attentes et besoins des parties prenantes.

À ce stade du projet, les habiletés interpersonnelles prennent une place accrue pour assurer le succès.

La phase d’exécution se poursuit jusqu’à l’approbation de tous les livrables du projet par les parties prenantes.

La phase de clôture

Lorsque tous les livrables sont acceptés, il est important de fermer le projet de la bonne façon. Trop souvent, cette phase est négligée et certains points peuvent rester en veilleuse, ce qui n’est pas souhaitable.

Les activités à compléter lors de cette phase sont, entre autres :

• Obtenir l’acceptation globale du client et son niveau de satisfaction
• Conduire une revue rétrospective finale du projet
• Documenter les leçons apprises
• Effectuer les mises à jour appropriées des actifs organisationnels (documentation, registres, répertoires, etc.)
• Archiver les documents finaux de projet
• Clore toutes les activités de projet
• Fermer les livres et comptes de projet
• Procéder à l’évaluation des membres de l’équipe de projet et faciliter leurs affectations futures

La phase de surveillance et de maîtrise

Cette phase est dans la réalité un volet du projet qui doit être assuré tout au long de celui-ci. C’est en quelque sorte une assurance qualité que le gestionnaire de projet doit faire en mode continu pour garder le contrôle.

Cette surveillance doit mesurer l’alignement des résultats avec la planification, et cela pour tous les volets suivants :

• Les livrables et exigences
• Les processus
• Les ressources

Si des écarts sont identifiés, les correctifs doivent être identifiés et mis en place par le gestionnaire de projet et son équipe.

« Tu peux tout accomplir dans la vie si tu as le courage de le rêver, l’intelligence d’en faire un projet réaliste,
et la volonté de voir ce projet mené à bien. »

– Sidney A. Friedman

De plus, pour vous accompagner sur la route du succès en gestion de projets...

Formation Qualitemps vous propose une série de capsules portant sur la gestion de projet

Les capsules proposées porteront donc sur 10 volets clés de cette profession et seront toutes orientées vers la pratique.

Les capsules, au rythme d’une par mois, seront structurées de la façon suivante :

• Mise en contexte du volet proposé
• Description de la réalité du gestionnaire de projet
• Pratiques gagnantes et essentielles pour avoir du succès

Liste des capsules

Voici la liste des capsules qui vous seront proposées ainsi qu’une courte description

2 - La gestion des priorités pour le gestionnaire de projet – C’est le temps d’en parler.

La gestion des priorités est une habileté essentielle pour le gestionnaire de projet voulant garder le contrôle sur ses activités. Sans elle, le gestionnaire de projet sera à la merci des changements quotidiens qui sont si fréquents au cœur de ce type de gestion. La gestion des priorités fut abordée de mainte façon, mais pratiquement jamais dans le contexte de la gestion de projet. Grâce à notre modèle, vous aurez une longueur d’avance sur les imprévus, les changements et les défis quotidiens.

3 - Les facteurs de succès en gestion de projet – Oui, mais comment ?

De par ses fonctions, le gestionnaire de projet doit garantir les résultats attendus. Pour ce faire, il doit être en plein contrôle des facteurs permettant d’atteindre ces résultats. Mais quels sont les facteurs de succès à maîtriser ? Cette capsule portera sur une étude scientifique de ces facteurs (Pinto et Slevin), et vous proposera des techniques pour vous permettre de démontrer une saine gestion de ces facteurs de succès.

4 - La charte de projet – Comment démarrer sur des bases solides

Un projet doit être vu comme un contrat entre l’entreprise et le gestionnaire de projet. Pour bien démarrer, vous devrez donc bien définir l’entente qui indiquera votre destination et les lignes directrices pour y parvenir. Sans cette fondation, vous serez exposé à des conditions floues, des incertitudes et un plus grand volume de surprise. Assurez-vous donc d’avoir un démarrage de projet concret et solide en mettant en pratique les conseils de cette capsule.

5 - La gestion du contenu – Le GPS du gestionnaire de projet

Bien sûr, avoir des objectifs de projet bien définis est important, mais nous ne pouvons entreprendre le voyage sans avoir une définition claire de ce que nous avons à produire et comment. Cette capsule vous indiquera comment concevoir votre liste des livrables, ne rien oublier et avoir le contrôle sur les inclusions et exclusions de votre projet. Le chemin pour arriver à destination est toujours plus agréable lorsque nous utilisons les bonnes routes.

6 - La gestion du calendrier – Être à temps, c’est important !

De nos jours, les projets doivent être complétés de plus en plus rapidement pour respecter les exigences. Nous vivons dans une époque ou l’efficacité est souvent mesurée en termes de temps. La notion de vélocité est en tête de liste. Dans un tel contexte, comment bien définir votre calendrier de projet en tenant compte des réalités et contraintes de chacun ? À l’aide de l’approche d’estimation proposée par cette capsule et des pratiques gagnantes de gestion du calendrier, vous serez en plein contrôle de ce volet.

7 - La gestion des risques – La police d’assurance du projet

Il n’y a pas de projet sans risques… Et les membres de la direction n’aiment pas les surprises. Vous devez donc, comme gestionnaire de projet maîtriser les techniques d’identification des risques et contrôler les plans de réponse. Pour assurer le succès, la gestion des risques est l’affaire de tous. Les quelques pratiques proposées par cette capsule vous assureront une gestion des risques à la hauteur des standards élevés de gestion de projet.

8 - Le tableau de bord – Fenêtre sur votre projet.

Comme gestionnaire de projet, vous devrez en tout temps pouvoir exposer clairement l’avancement de votre projet. Pour y arriver, vous aurez besoin d’un tableau de bord clair et précis pour offrir une vue globale des indicateurs de performance spécifiques de votre projet. Cette capsule vous indiquera comment définir votre tableau de bord, le populer, et le maintenir à jour. La qualité de votre tableau de bord doit être le reflet de vos compétences en gestion de projet.

9 - Les communications – Toute vérité est-elle bonne à dire ?

Durant un projet, le gestionnaire de projet est en mode communication la grande majorité de son temps. Sans des habiletés démontrées de communication, celui-ci ne sera jamais perçu comme un bon gestionnaire. Cette capsule ajoutera quelques outils essentiels de communication à votre coffre. Vous y trouverez des trucs et astuces pour dire les bonnes choses, aux bons moments et aux bonnes personnes.

10 - L'approche Agile – Est-ce possible dans mon projet ?

L’approche de gestion de projet Agile connait un essor important depuis ses débuts au début des années 2000. Mais quels sont les avantages et inconvénients comparativement aux méthodes traditionnelles de gestion de projet ? Cette capsule démystifiera cette approche pour vous permettre de faire le bon choix lorsque vous aurez à choisir quelle approche mettre de l’avant pour votre prochain projet.